Société Française Pharmacie Oncologique (V3.9)
 

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Présentation d’ ASCLEPIOS II^® - Progiciel de gestion des chimiothérapies

Présenté par : T.DELATTRE (COACH-IS) et C.PIVOT (SFPO)

    Asclépios II^® est un logiciel de gestion quotidienne des traitements par chimiothérapie de patients cancéreux en milieu hospitalier, de suivi des patients sur le long terme et d’études statistiques inhérentes à la pathologie cancéreuse. Le cahier des charges a été élaboré par le groupe de travail Prescription et Informatique de la SFPO en collaboration étroite avec la société Enselec en 1999.
    Depuis le 19 octobre 2004, la Société COACH-IS qui a repris les actifs de Asclépios II^® en assure désormais le développement, la commercialisation et la maintenance.

I - ENJEUX

    Les objectifs fondamentaux d’ASCLEPIOS II^®  sont de proposer un outil informatique adapté à la gestion du processus Prescription – Préparation – Dispensation - Administration des chimiothérapies anticancéreuses, il est le lien de communication entre les médecins, les pharmaciens et les infirmiers dispensant les médicaments aux patients. Il répond aux besoins des pharmaciens dans diverses situations (selon niveau d’activité, structure hospitalière et système d’information, pratique professionnelle…) et est conçu dans le respect des bonnes pratiques SFPO. Il répond également à des exigences de sécurité (double validation médicale et pharmaceutique de la prescription ligne par ligne, par exemple), de traçabilité, de rapidité, de qualité. L’outil informatique permet aussi d’apporter des éléments d’analyse de l’activité et des consommations. ASCLEPIOS II^® est également adaptable aux différents systèmes d’information et offre une souplesse d’utilisation quel que soit le profil utilisateur. 

Son principe de fonctionnement est le suivant :

II - PRINCIPALES FONCTIONNALITES

    Voici une présentation des principales fonctionnalités du logiciel :

    L’ouverture du logiciel  (après saisie de la griffe  de l’utilisateur et de son mot de passe) permet d’accéder à l’écran principal, avec les boutons d’accès à toutes les fonctionnalités du logiciel. Certaines fiches :  Famille de produit, Formes pharmaceutiques, Pathologies, Voies d’administration, Utilisateurs, Groupe d’utilisateurs, Fonction, Unités de soins, Formules de calcul, Solvants, Conditionnements, Produits, Protocoles contiennent les données de base nécessaires au fonctionnement du logiciel. Ces données doivent être saisies par l’utilisateur en fonction de ses besoins spécifiques en particulier en ce qui concerne :

-         l’organisation de la structure (dénomination des unités de soins, regroupement éventuel en fédération…) ;

-         la définition de différents groupes d’utilisateurs avec pour chaque groupe une définition fine des droits d’accès en lecture seule ou en lecture + écriture sur chaque fiche ;
les droits d’accès prennent en compte l’appartenance de chaque utilisateur à une entité géographique et à la hiérarchie définie dans l’organisation de l’établissement (hôpital, fédération, unité de soins).

-         des formules de calcul de doses sont proposées dans le logiciel (par m², par kg, dose fixe, formules de Calvert et de Chatelut pour le carboplatine), cependant il est possible pour l’utilisateur d’intégrer de nouvelles formules en fonction de sa pratique (pédiatrie notamment).

II - 1 La Fiche Produit 

    La fiche Produit rassemble toutes les informations concernant une DCI, avec notamment les seuils de doses maximum par administration ou en doses cumulées, les spécialités et modalités de reconstitution correspondantes. Pour chaque DCI, il est possible de créer des sous fiches par type d’utilisation (par exemple une sous-fiche IV, une sous Fiche per os…), sachant que pour chaque type d’utilisation le médicament peut être injectable ou per os, avec préparation ou sans préparation. Les données relatives à la stabilité et aux modalités de conservation (après dilution / sous forme finale) doivent être saisies pour chaque type d’utilisation.

II - 2 La Fiche patient 

1. Les données patients sont saisies par le pharmacien en version monoposte ; dans le cas de la version connectée, ces données sont saisies par le prescripteur ou peuvent être alimentées directement par le système d’information de l’établissement si une interface a été réalisée.
   

2. Les données saisies sont : IPP, Nom, prénom, nom JF, sexe, diagnostic, date de 1^ère prescription, poids, taille avec affichage de la surface corporelle calculée, données biologiques (avec  enregistrement de la date et heure de saisie de celle-ci) et possibilité de saisir un commentaire patient.
   

3. Deux boutons d’accès apparaissent sur la fiche patient : l’un  permet de consulter   l’historique patient (édition possible) et l’autre de passer directement à l’étape de prescription pour le patient concerné.

Le développement d’interfaces avec les autres outils systèmes d’informations hospitaliers peut permettre d’optimiser la phase de saisie des informations sur les patients.

II - 3 La Fiche protocole

    Elle rassemble les informations permettant de définir  un protocole (édition possible) avec pour chaque médicament : définition de la dose, de la chronologie et des modalités d’administration. Asclépios II^® permet de décrire précisément un protocole  pour l’utiliser lors de la prescription. Un commentaire est possible avant et après chaque administration. Toute saisie de protocole implique une double validation, médicale et pharmaceutique.

II - 4 La gestion du  processus Prescription – Préparation – Dispensation – Administration

        - Gestion de la prescription :

    Asclépios II^® permet de prescrire des produits anticancéreux pour les patients sous forme de cures, dont le principe mis en avant est la prescription protocolaire ; les protocoles définis par les médecins sont prescrits, les doses pouvant être ajustées selon les caractéristiques spécifiques du patient.

    Le logiciel propose une grande sécurité lors de cette prescription, telle qu’elle est pratiquée dans les services hospitaliers : validation par le médecin de la prescription à l’aide d’un bouton de validation médicale général, puis le médecin donne, pour chaque produit, son feu vert. La prescription prend également en compte les particularités de prescription de la chimiothérapie anticancéreuse (possibilité d’adaptation de dose sur l’ensemble du protocole ou par ligne de prescription, décalage dans le temps…). La prescription hors protocole est également possible.
En ce qui concerne la possibilité de modification des véhicules d’administration au cours d’une prescription, Asclépios II^® ne permet pas ce type de modifications. Cependant, cette possibilité est envisagée pour le pharmacien à court terme dans le cadre de la  prescription hors protocole.

Les produits cancéreux sont ensuite traités selon différentes étapes, toutes gérées par le logiciel :

        - Ajustement sur les volumes (avec seuil de sécurité intégré), avec une possibilité d’ajustement en série (plusieurs préparations du même médicament sont ajustées conjointement afin d’optimiser les présentations utilisées pour plusieurs préparations avec édition d’une fiche globale pour la série en plus des fiches de préparation individuelles).

    -  Contrôle de l’ajustement  (double contrôle paramétrable en option). Le contrôle est normalement effectué par une personne différente, l’ajustement peut être accepté ou refusé.

    -  Préparation avec édition de la fiche de préparation.

    - Dispensation (en option avec édition possible d’une fiche de dispensation, étape permettant la saisie à posteriori des numéros de lots utilisés). La dispensation permet à la pharmacie d’indiquer qu’un produit est sorti de son service afin d’être administré.

    - Administration : en ce qui concerne l’administration, dans le cas de la version monoposte, la fiche permet au pharmacien de renseigner des administrations incomplètes (% administré) ou décalées dans le temps. Dans le cas de la version réseau, les administrations peuvent être enregistrées par le personnel soignant, avec édition d’un plan de soins.

    - Suivi post administration : permet de suivre le patient une fois la dose administrée.

Asclépios II^® gère les historiques ainsi que les cumuls patients.

Les cumuls des doses administrées aux patients sont conservés et consultables depuis l’application : ce point est à souligner car certains produits anticancéreux peuvent être mortels au-delà d’un certain seuil d’administration.

Toute modification effectuée dans Asclépios II^®, sur la prescription par exemple, est conservé dans la base de données. Ainsi, il est possible de suivre à posteriori son administration et quelles ont été les étapes de la prescription. 

III - LES ATOUTS

III - 1 Paramétrage du logiciel

    Le  paramétrage initial du logiciel  est un élément important permettant à chaque utilisateur de définir les conditions d’utilisation du logiciel selon ses propres choix, avec un certain nombre de  fonctionnalités en option (valeur de seuils, activation de l’étape dispensation ou non, délais de déconnexion automatique, durée de persistance des messages…). La nécessité d’un mot de passe ou non pour accéder aux fonctionnalités clés du processus (étapes de validation, étapes pharmaceutiques, administration…) est également paramétrable.

Suite à la question concernant les possibilités d’interfaçage d’Asclépios II^®  avec d’autres systèmes, il est rappelé qu’ Asclépios II^® a été conçu  pour permettre le plus grand nombre possible d’interfaçages à différents niveaux, cependant chaque interface nécessite une étude spécifique en terme de faisabilité  (diversité des systèmes d’information hospitaliers !).

III - 2 Base de données standard de la SFPO

    La Base de données « standard » réalisée par la SFPO (version 1.1 de juin 2001) est proposée par Coach-is à tous les nouveaux utilisateurs d’ Asclépios II^®  afin de gagner du temps lors de la mise en place du logiciel. Cette base de données, non exhaustive,  regroupe les médicaments (39 D.C.I), véhicules et conditionnements les plus utilisés ainsi que 2 exemples de protocoles. Cette base de données de démarrage nécessite une validation (et une adaptation éventuelle) par le pharmacien responsable.

III - 3 Club Utilisateur

    La collaboration SFPO / COACH-IS continue au travers d’un « Club Utilisateur » : toutes les suggestions et requêtes des utilisateurs sont rassemblées, analysées en termes d’intérêt, de sécurité, de faisabilité et de coût, dans l’objectif de faire évoluer l’outil au plus près des besoins du plus grand nombre.

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